Tietosuojaseloste

Y-Hankinta Oy (jäljempänä Y-Hankinta), Y-tunnus 3103349-7, Sipoo.

Rekisteristä vastaa Y-Hankinnassa toimitusjohtaja Maria Saari. Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä sähköpostiosoitteeseen asiakaspalvelu@y-hankinta.fi.

Y-Hankinta voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti, ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

Y-Hankinta Oy:n asiakas- ja sidosryhmärekisteri.

Y-Hankinta tekee asiakkaidensa puolesta kilpailutuksia sekä kehittää organisaatioiden hankintatointa.  

Y-Hankinta voi myös tuottaa muita hankintaan liittyviä palveluita asiakkailleen.

Tiedonvälitys Y-Hankinnan asiakkaille ja sidosryhmille: sähköpostiviestit, ohjeistukset ja suositukset asiakkaille, kilpailutuksiin osallistuville yrityksille sekä muille sidosryhmille.

• Asiakaspalvelun tuottaminen ja Y-Hankinnan palvelutarjooman kehittäminen. 
• Asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän hoitaminen, kehittäminen ja seuranta kuten asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely.
• Väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ehkäisy ja selvittäminen.
• Hankintojen valmistelu yhteistyössä eri sidosryhmien kanssa
• Laskutus ja palkkioiden maksu.
• Y-Hankinnan omien sopimuksien hallinta.

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena oikeusperusteena on Y-Hankinnan oikeutettu etu, joka perustuu Y-Hankinnan ja asiakasorganisaation väliseen asiakassuhteeseen tai asiakasorganisaation edustajan antamaan toimeksiantoon tai sidosryhmäorganisaation ja -henkilön suhteeseen rekisterinpitäjään. 

Silloin, kun nämä perusteet eivät täyty, henkilötietoja voidaan käsitellä asiakasorganisaation edustajan yksiselitteiseen suostumukseen perustuen.

Asiakas- ja sidosryhmärekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

• Asiakas-/sidosryhmäorganisaation edustajan nimi, organisaatio, jota edustaa, toimialue, tehtävänimike, rooli, kieli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut mahdolliset yhteystiedot.
• Rekisteröidyn itse tuottama sisältö, kuten asiakaspalaute tai palvelupyyntö sekä hänen itsestään antamat lisätiedot, kuten asiakkuuteen liittyvät toiveet.
• Palvelun tuottamista ja muita seikkoja koskevia reklamaatioita, toivomuksia tai muistiinpanoja.
• Asiakas- tai sopimustoimittajaorganisaation tai niiden edustajien tai Y-Hankinnan edustajan  määrittämiä kieltoja, toimintaohjeita, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja.
• Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja kuten lokitiedot ja tietolähde.

Henkilöiden perustietoja säilytetään asiakas- ja sidosryhmärekisterissä yhteistyösuhteen voimassaoloajan.

Y-Hankinta poistaa organisaation edustajan (yhteyshenkilö) henkilötiedot rekisteristä silloin, kun se vastaanottaa ilmoituksen, että henkilö on lähtenyt asiakasorganisaation palveluksesta tai ei ole enää yhteyshenkilön roolissa Y-Hankinnan suuntaan.

Yhteyshenkilön henkilötiedot poistetaan rekisteristä myös silloin, jos hän peruu antamansa tietojensa käsittelyä koskevan suostumuksen.

Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

Rekisteröidyiltä itseltään, rekisteröidyn kontaktoidessa Y-Hankintaa. Lisäksi tiedot voivat liittyä rekisteröidyn asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, viestintään sekä asiointiin liittyviin tapahtumiin ja sopimuksiin.

Rekisterissä olevia tietoja voidaan täydentää muun muassa seuraavista lähteistä:

• Julkisesti saatavilla olevat yhteys- ja vastuuhenkilötietoja tarjoavat osapuolet
• Suomen Yrittäjien jäsentietokanta
• Maksulliset yhteystietolähteet

Henkilötietoja käsittelee pääsääntöisesti vain Y-Hankinnan henkilöstö. Henkilötietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle. 

Henkilötietojen käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Rekisterissä olevia henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä on varmistanut, että tietoja käsitellään Euroopan ja Suomen tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävät oikeudet.

Rekisterin sähköiset tietojärjestelmät on suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein, joilla on varmistettu henkilötietojenkäsittelyn riittävä turvallisuustaso ja joilla suojellaan henkilötietoja luvattomalta ja laittomalta käsittelyltä sekä tahattomalta menettämiseltä tai luovuttamiselta. Toimenpiteissä on huomioitu tekniset mahdollisuudet, toteuttamiskustannukset, käsittelyn luonne, laajuus ja tarkoitukset.

Tietoturvaan liittyviä järjestelyjä tarkistetaan ja päivitetään säännöllisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat Y-Hankinnan asiakas- ja sidosryhmärekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti tämän tietosuojaselosteen kohdan 2 mukaisesti.

Suosittelemme Tietosuojavaltuutetun toimiston rekisteritietojen tarkastusta varten laatiman lomakkeen käyttämistä.

Y-Hankinta voi kieltäytyä luovuttamasta tietoja tietosuojalainsäädännössä määritellyin perustein. Tällöin rekisteröidylle toimitetaan kirjallinen kieltäytymistodistus (lomake), jossa kieltäytyminen perustellaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta tietosuojalainsäädännössä määritellyin rajauksin.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia korjaamaan häntä koskeva rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, rekisteröidyn tulee tehdä kirjallinen korjauspyyntö tämän tietosuojaselosteen kohdan 2 mukaisesti, yksilöimällä sekä korjaustarve että korjaamisen peruste. Suosittelemme Tietosuojavaltuutetun toimiston rekisteritietojen oikaisua varten laatiman lomakkeen käyttämistä.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Y-Hankinnalta vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön. Mikäli henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa milloin tahansa tämä suostumus.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita Y-Hankinta kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsitteleminen perustuu Y-Hankinnan oikeutettuun etuun. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 2 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä.

Y-Hankinta voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä, jos sillä on perusteltu syy säilyttää tieto tehtäviensä hoitamiseksi. Tällöin rekisteröidylle toimitetaan mukaisesti kirjallinen kieltäytymistodistus, jossa kieltäytyminen perustellaan.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyn oikeuksista on säädetty Euroopan unionin yleisessä tietosuoja-asetuksessa (EU 679/2016). Tietosuojavaltuutetun toimisto julkaisee internet-sivuillaan tietoa rekisteröidyn oikeuksista ja antaa toimintaohjeita oikeuksien käyttämiseen.